Oj pamiętam dosłownie jakby to było wczoraj, a od 15.03.2020 minęło już 4 lata. Wszystko wtedy zostało zamknięte, gospodarka i firmy w Polsce stanęły poprzez zaciągnięty hamulec ręczny.
Pamiętam wtedy jak gaszone były pożary w niektórych firmach. Paniczne działania, które nie przynosiły nic dobrego, ponieważ wokół był tylko strach i panika co będzie dalej…
Niemniej, muszę przyznać z wielką przykrością, że to co wydarzyło się 4 lata temu odeszło w zapomnienie i wiele, możesz mi wierzyć, wiele firm nie ma poduszki finansowej na 3,4 lub 6 miesięcy. Gotówka w firmie to krwioobieg firmy, im mniejszy stan gotówki na koncie, tym wyższe ciśnienie właściciela przy nieprzewidywalnych wydarzeniach.
Dlatego zapraszam Cię do artykułu, który zabierze Cię w podroż po finansach i pozwoli Ci lepiej zarządzać gotówką w firmie.
1. Faktury zbiorcze
Prowadziłem księgowość pewnej spółki w latach 2016-2021, spółka zatrudniała +/- 70 osób. To już jest bardzo dużo i uwierz mi na słowo, bez odpowiednich procedur kadrowych, bardzo ciężko zapanować nad porządkiem przy takiej ilości osób. Dodatkowo wyobraź sobie, że spółka posiadała flotę 1100 samochodów osobowych. I teraz dodatkowo nałóż sobie na te dane informacje, że 25 pracowników, codziennie 24 godziny na dobę tankuje samochody kartą firmową. No dramat, jak ta gotówka ucieka z konta i ile to generuje faktur!!!!
Takie podejście do uzupełniania paliwa w samochodach powodowało, że to co danego dnia pośrednik płatności wpłacał na konto firmowe, w znacznej części było przeznaczane na paliwo.
Czyli tak, 25 faktur dziennie, 25 płatności kartą dziennie, i prawie 3 000zł dziennie na paliwo. Dodajmy, że oczywiście w takim bałaganie ciężko było na koniec miesiąca znaleźć wszystkie faktury paragonowe. Zresztą wiesz jak jest jak tankujesz samochód, że te faktury są dosłownie wszędzie tylko nie w księgowości 😊
Dlatego wprowadziliśmy bardzo proste i łatwe rozwiązanie. Były to karty flotowe. Te siedem kart flotowych zlikwidowało prawie 700 faktur miesięcznie, a pojawiały się tylko dwie. W połowie i na koniec miesiąca.
Dodatkowo płatności były pobierane automatycznie dwa razy w miesiącu w momencie otrzymania faktury. Dzięki temu firma zdobyła większą stabilność finansową. Po około 2 miesiącach od wprowadzenia kart paliwowych i zapoznaniu się jak możemy zarządzać przepływami pieniężnymi wprowadziliśmy budowanie poduszki finansowej. Polegało to na tym, że 5% od dziennie utargu z kasy fiskalnej zostało wpłacane na oddzielne konto. Posiadając 7 oddziałów każdy z nim po zamknięciu dnia podawał swój obrót a my realizowaliśmy przelew na oddzielne konto.
Pamiętaj, ze 5% akurat nam odpowiadało. Dla Ciebie na początek może być to 2 lub 3%, najważniejsze to zacząć budować poduszkę finansową. Być może w przeciągu pół roku uda Ci się wejść na poziom 7-8% odkładania gotówki.
2. Koszty stałe
To co uwielbiamy najbardziej czyli koszty w firmie. Oczywiście masz rację, pierwsze zdanie jest okraszone dużą nuta sarkazmu i ironii, ponieważ każdy by chciał mieć koszty jak najniższe jednak, nie zawsze jest to możliwe.
Dlatego chciałbym Ci zaproponować abyś przeanalizował swoje wszystkie koszty stałe. Wada, media, prąd, gaz, najem. Wszystko co potrzeba do wytworzenia Twojego towaru lub świadczenia usługi, w zależności w jakiej branży działasz.
Dlaczego o tym mówię? Ponieważ np. zmiana dostawcy prądu być może obniży Twoją stawkę za prąd. Renegocjacja umowy najmu sprawi albo obniżkę stawki, albo wydłużenie terminu płatności. Pamiętaj, że minął czas wysokiej inflacji, gdzie średnia inflacja według GUS wynosiła po 14,4%. Ostatni odczyt inflacji za luty wynosił 3,9% r/r.
Dodatkowo gdy będziesz robił analizę chciałbym, żebyś się zapoznał z dwoma case study, które pozwoliły na poprawę wyników.
Pierwsze case study to artkułu o agregacji zysków marginalnych, ja wiem bardzo trudny zestaw słów i straszeni brzmi. Jednakże chodzi o to, żeby z uporem maniaka poprawiać swoje działania i szukać optymalizacji o 1%. Tak np. postąpili angielscy kolaże, który przygotowywali się do zawodów olimpijskich po wcześniejszych bardzo nieudanych latach dla tego spotu w Anglii.
Oliwki American arilines, słyszałeś kiedyś o tym? Nie? Zatem w linku poniżej dowiesz się jak linie lotnicze starają się obniżyć koszty, aby oferować jeszcze tańsze bilety. Jedna z takich historii dotyczyła w latach 80-tych przewoźnika american airlines. Szef firmy postanowił, że z każdej sałatki odejmą jedna oliwkę, w skali roku zaoszczędzili 40 tysięcy USD!!! Co najważniejsze pasażerowie nie zauważyli różnicy!!! Dlatego też i Ty w swojej firmie szukaj takich „oliwek” być może jest coś co możesz zrobić taniej bez utraty zadowolenia swoich klientów. Pamiętaj o tym żeby tylko nie oszczędzać na klientach!!!
3. Podatki i raportowanie
Czy mógłbym nazywać się księgowym gdybym nie wspomniał, że można również zaoszczędzić na podatkach? Bardzo ważne jest, żeby odpowiednio dopasować formę opodatkowania dla Twojej firmy.
Forma opodatkowania pomaga płacić niższe podatki, a odpowiednia obsługa księgowa i raportowanie wyników na czas to właściwy klucz do sukcesu.
Dopiero połącznie odpowiedniej formy opodatkowania i raportowania da Tobie pełny obraz Twojej firmy do podejmowania lepszych decyzji.
Także warto zawsze na koniec roku przeanalizować roczne wyniki i jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą wybrać odpowiednia formę opodatkowania dopasowaną do Twojej firmy.
Z księgowym pozdrowieniem
Adam
