Cześć! Dziś pojawi się pierwszy artykuł o tym, jak przygotować firmę na kryzys. Jest to temat mało przyjemny, ale chciałbym Cię uspokoić, ponieważ na chwilę obecną nie ma żadnego kryzysu gospodarczego. Niemniej nie potrzebujemy kryzysu finansowego, żeby w obliczu kryzysu się znaleźć.
Zastanawiasz się pewnie co mam przez to na myśli? Mianowicie ja nie potrzebowałem doświadczyć i żyć w dobie kryzysu gospodarczego, a wystarczyło, że dwóch moich największych klientów miało wewnętrze problemy w swoich firmach.
Pamiętasz może rozpad wspólników w Kanale Sportowym? To też jest przykład, gdzie wspólnicy nie potrafili znaleźć porozumienia co do wizji przedsiębiorstwa oraz rozliczania się za efekty swojej pracy.
Dlatego to nie zawsze musi być czynnik zewnętrzy, który przyjdzie z drugiego końca świata i zatrzyma biznes. Tylko problem na naszym lokalnym rynku, wśród naszych klientów. W moim przypadku również wystarczyła kłótnia dwóch wspólników, żeby postawić firmę w skraj upadłości.
Dlatego dziś chcę przedstawić Ci kilka sposobów na to jak działać w czasie kryzysu oraz kilka porad co mierzyć i co sprawdzać regularnie. Dodatkowo postaramy się stworzyć kilka procesów dla Twojej firmy, które pomogą nie doprowadzić do kryzysu.
1. Poduszka finansowa
To wie każdy, ale czy każdy to robi? Możesz mi wierzyć, że nie. i jest cała masa firm, które nie mają zabezpieczenia w gotówce na najbliższy rok, co ja mówię rok. Firmy nie są zabezpieczone na 3-6 miesięcy do przodu.
Moja rada? Zacznij oszczędzać. Ja rozumiem, że możesz być w momencie wzrostu i rozwoju swojego biznesu, gdzie wszystkie wolne środki przeznaczasz na wzrost sprzedaży. Natomiast też powinieneś taką poduszkę finansową również zabezpieczyć.
Jeśli chodzi o poduszkę finansową to nie mam na myśli środków na rachunku bieżącym, tylko na koncie, które jest na tak zwane w razie W. Ja działam sobie małymi krokami w tej sprawie. Dlaczego? Właśnie dlatego, żeby nie nadwyrężać swojej bieżącej płynności. W zależności od branży rekomenduję na koniec miesiąca przelanie od 1-5% wygenerowanej gotówki na sprzedaży. Jak to powinno wyglądać według mnie?
- zamykam miesiąc księgowy
- generuję raport przychody vs. koszty ze sprzedaży
- sprawdzam marżę na sprzedanych usługach/towarze
- zabezpieczam środki na bieżące funkcjonowanie firmy
- z wolnych środków po opłacie zobowiązań odkładam od 1-5% na dedykowane do tego konto.
Ja wiem, to brzmi dosyć rozlegle i skomplikowanie, ale szczerze? Miesiąc zamykasz co miesiąc, co miesiąc płacisz podatki i wynagrodzenia oraz przelewy za faktury. Teraz po prostu po zamknięciu miesiąca pamiętaj. Przelać mały procent wolnych środków na oddzielne konto z napisem „nie do ruszenia”
Jak to wygląda na liczbach? Proste zostaje Ci po wszystkich opłatach wolne 100 tys. zł. na koncie, wtedy jeśli możesz przelewasz na oddzielny rachunek bankowy 5% i tam wpłacasz 5 tys. zł. Po roku regularnego oszczędzania masz 60 tys. zł i powoli budujesz w swoim tempie swoją poduszkę finansową. Oczywiście pamiętaj, że oszczędzasz też na rachunku bieżącym plus jeśli wygenerujesz więcej wolnych środków to od większej kwoty 5% tez zwiększy Twój zapas gotówki.
Pamiętaj bezpośrednią przyczyną upadłości firm jest brak gotówki!
Cash is the king, tak było jest i będzie zawsze
i jeszcze małe postscriptum ode mnie. Pamiętaj. To że masz rachunek z overdraftem to tylko pomoże Ci chwilowo utrzymać płynność. Dodatkowy overdraft będzie kosztował Cię co miesiąc dodatkowe środki.
2. Analiza kosztów stałych
W czasie kryzysu nikt nie chce ponosić dodatkowych kosztów. W tym wypadku może być to koszt czasu, w którym panicznie będziesz szukał cięć finansowych. Dlatego wykonaj z wyprzedzeniem taką analizę w swojej firmie. Być może usługi, licencje, subskrypcje, które kupujesz co miesiąc się dublują? A soft, który odnawiasz co miesiąc ma te same lub podobne funkcje w dwóch programach za które płacisz.
Dodatkowo analiza kosztów stałych pomoże Ci odpowiedzieć na pytanie gdzie wychodzą pieniądze oraz ustalić, które koszty są priorytetowe, a z których będziecie mogli w firmie zrezygnować.
Dam Ci jeszcze jedną dobrą radę. Jeśli posiadasz kilka umów np. na najem pomieszczeń, magazynów. To płać za takie usługi zawsze w terminie płatności lub trochę wcześniej. Ewentualny kryzys może być dobrym czasem na negocjację takich kosztów stałych, a Twoją kartą przetargową mogą być regulowane zobowiązania na czas.
3. Karty płatnicze
Na ten temat, to według mnie moglibyśmy napisać cały obszerny artykuł. Wielu przedsiębiorców nie wie ile w danym miesiącu schodzi pieniędzy z konta poprzez transakcje kartami płatniczymi. Nie wie, dopóki się tym nie zajmie, bo? Bo nagle się gotówka na koncie nie zgadza. Dlatego proszę to również sprawdź sobie wcześniej niż w momencie gdy wszystko stanie w Twojej firmie.
Dobrym nawykiem w tym przypadku będzie co miesięczna weryfikacja wyciągów bankowych do których są podpięte karty.
Jak ograniczyć wypływ gotówki z firmy poprzez płatności kartą? Proszę oto kilka firm, które dostarczają karty paliwowe. Po pierwsze zredukujesz ilość faktur za paliwo w danym miesiącu, a po drugie pieniądze z konta zejdą tylko dwa razy w miesiącu, a nie codziennie 🙂
Lista firm, z którymi współpracują moi klienci:
4. Należności – pilnuj i kontroluj!
To ważna kwestia, i wielu mierzy ją jednym wskaźnikiem. Nazywa się to wskaźnik rotacji należności. Natomiast dla samego siebie nie do analizy finansowej ja bym pominął ten wskaźnik. Dlaczego? Dlatego, że jeśli robisz to sam, a nie Twój wewnętrzy dział od finansów potrzebujesz prostych rozwiązań, a nie zastanawiania się nad tym czy Twoje należności mieszczą się w dobrym przedziale przewidzianym w literaturze fachowej.
Dlatego proste zestawienie, robione regularnie i to jest słowo klucz w tej kwestii. Sprawi, że będziesz na bieżąco znał stan swoich wpłat od klientów.
To bardzo ważne, żeby pilnować swoich pieniędzy. Pomimo tego, że stan gotówki na rachunku bankowym będzie zadowalał Twoje oko, to nie możesz pominąć tej kwestii.
Wróćmy do początku, ja straciłem dwóch kluczowych klientów nie poprzez ich problemy finansowe, a poprzez kłótnie właśnie o pieniądze i zadania, jakie kto ma wykonywać. W konsekwencji może się to odbić też i na Tobie, a być może też będzie to dla Ciebie kluczowy klient.
Poza tym zawsze lepiej jest posiadać wyższy poziom gotówki niż niższy, tutaj się ze mną zgodzisz, prawda?
Dlatego jeśli nie dasz rady robić tego raz w tygodniu, spróbuj raz na dwa tygodnie lub po prostu raz na miesiąc zadbać o swoją firmę i sprawdzić czy wszyscy Twoi klienci płacą na czas.
5. Brak zapłat za towar/usługę – proformy
Kontynuujac temat wpływów na Twoje konto, zapewne zapytasz się mnie. Jak ochronić się przed oszustami, niepłacącymi klientami
Pamiętam to jakby to było wczoraj, a minęło już ponad 4 lata od marca 2020. Wszyscy pamiętamy co się wtedy stało. I wtedy dosłownie świat się zatrzymał. Czy był to czynnik, który miał wpływ na losy i działania firmy, jak najbardziej. Było to zdarzenie bardzo trudne do przewidzenia. Wspierałem wtedy przedsiębiorców na grupach na pewnym portalu społecznościowym odnoście bieżącego wsparcia jak i tarcz przyznawanych przez Państwo.
Pamiętam też napisał do mnie mój jeden znajomy, z którym poznaliśmy się na jednym szkoleniu. Mateusz prowadził agencję eventową i uwierzcie mi na słowo, nie było wtedy eventów. W tej branży nie działo się nic. W mojej prywatnej wiadomości wywiązała się rozmowa z Mateuszem ponieważ nie do końca zgadzał się z tym co publikowałem. Mówiąc wprost, był zły.
Ale ta złość jak się okazało w trakcie rozmowy nie wynikała z głupot, które publikowałem. Wynikała z tego, że we wcześniejszych miesiącach zgodnie z działaniem na tle poprzednich lat. Mateusz musiał pod koniec 2019 roku inwestować i bookować sobie miejsca na eventy na następny rok. Wiązało się to z ogromnymi kosztami, a efekty tych działań wrócą dopiero z 8-10 miesięcy. Niestety nie wróciły, bo ktoś powiedział, „od dziś wszystko jest zamknięte”
Dodatkowo Mateusz posiadał w połowie marca wystawione faktury, które dostali klienci na kwotę 80 tys. zł z terminem płatności 90 dni.
Poduszka finansowa nie była należycie zabezpieczona i przed tym właśnie chcę Was przestrzec i przygotować firmę na to jak przetrwać kryzys.
Jednym ze sposobów gdzie możemy uzyskać częściową lub 100% zapłatę za swój towar lub usługę to wystawienie faktury zaliczkowej. I tak jak wiem, w Twojej branży to nie działa. A zapytam inaczej, czy próbowałeś?
Mateusz też właśnie nie próbował, a w rozmowie przyznał mi rację, że realnie mógł zastosować i spróbować tej metody.
Druga metoda to wystawienie proformy. Dopiero w momencie opłaty proformy wysyłasz swój towar do klienta lub decydujesz się na wykonanie usługi.
Jeśli nie spróbujesz czy tak się da w Twojej branży to niestety, ale nigdy się tego nie dowiesz.
Tutaj też ważna wstawka. Procedura na kontrolę płatności.
Warto napisać sobie taką procedurę np.: Podejmując współpracę z nowym klientem przed wysyłką towaru wystawiamy proformę i czekamy na płatność. Robimy tak trzy razy. Jeśli w trakcie trzech wysyłek nie nastąpiły jakiekolwiek komplikacje z płatnością ze strony klienta. Możemy sobie pozwolić na wystawianie faktur sprzedaży od razu. Dodatkowo uważnie monitorujemy pierwsze od trzech do sześciu płatności po wystawianiu faktur sprzedaży. Jeśli zauważymy, że klient miał problem z opłatą trzeciej faktury zwracamy uwagę do klienta. Każdemu może się zdarzyć wysłać przelew dzień później. Niemniej uważamy na takie sytuacje gdy płatności za proformy przychodziły od razu, a za fakturę sprzedaży są problemy. Tutaj podałem przykładowe rzędy wartości, w Twojej branży możesz dopasować to do siebie indywidualnie.
Nikt nie jest w stanie przewidzieć kim jest druga osoba i jak się zachowa. Moje zdanie jest takie, że w takiej sytuacji lepiej jest mieć na swoim koncie zapłatę za trzy proformy, niż wystawić trzy faktury, wysłać towar i nie mieć pieniędzy. A Ty co o tym myślisz?
Podsumowanie – Jak przygotować firmę na kryzys?
To koniec części pierwszej mojego wpisu na temat zarzadzania w firmie i wyprzedania zdarzeń, które mogą się wydarzyć. Twoje przedsiębiorstwo musi być przygotowane na takie sytuacje, a Ty razem z nim. Oprócz Ciebie musi być też przygotowana i przeszkolona załoga z tego jak w takiej sytuacji kryzysowej działać. Dlatego wcześniej powinieneś mieć ustalone procedury i zgodnie z nimi działać. Pomoże Ci to na zminimalizowanie ryzyka występującego w skutek nieprzewidzianych działań. Trudny czas dla firmy to często etap weryfikacji działań w naszej firmie. Dlatego warto przyjrzeć i przygotować firmę na czas kryzysu. I pamiętaj nie mówię tutaj o globalnym kryzysie finansowym. Mam na myśli to co może Cię spotkać na co dzień.
Chcesz przetrwać kryzys, musisz mieć, gotówkę na koncie, zapas na kilka miesięcy do przodu. Dobrych ludzi wokół siebie. Dbać o swoje i pracowników nastawienie, że dacie radę przetrwać kryzys.
Mam nadzieję, że każdy znalazł na liście coś, co chciałby wypróbować w swojej organizacji. Każda z metod przedstawionych powyżej musi być odpowiedzialnie wdrożona, tak żeby nie wyrządzić żadnych szkód.
Jeżeli, któryś temat jest interesujący, a jednocześnie wymaga konsultacji zachęcam do kontaktu ze mną w zakładce Bezpłatna Konsultacja.
