Poznaj 4 ciekawostki o pełnych księgach rachunkowych, które pomogą lepiej prowadzić Twój biznes
To była godzina 23:30 gdy zadzwonił telefon, bardzo się zdziwiłem i przestraszyłem, ponieważ o tej porze telefon zawsze dzwoni tylko i wyłącznie wtedy gdy… Tak zgadłeś wtedy gdy coś się poważnego stało, i stało się i to bardzo poważnego.
Zadzwonił do mnie mój były kolega z ławki, chodziliśmy razem do podstawówki i gimnazjum, do dziś mamy bardzo dobry kontakt. Gdy podniosłem telefon usłyszałem jego załamany głos. Pytam go z przerażeniem „Łukasz, co się stało?!” w odpowiedzi usłyszałem tylko „będę musiał zamknąć firmę, nie potrafię ogarnąć swoich podatków i księgowości”.
Na początku nie wiedziałem co odpowiedzieć, Łukasz prowadzi firmę tyle lat, zawsze gdy się spotykaliśmy był szczęśliwy i zadowolony z tego jak jego firma prosperuje. Po sekundzie namysłu, odpowiedziałem „Łukasz, przyjedź jutro do mnie na godzinę 08:00 i dołożę wszelkich starań, żeby Twój problem i ocalić miejsca pracy”.
4 ciekawostki o pełnych księgach, które Łukaszowi pomogły zrozumieć jak działa firma.
Następnego dnia, byłem pod biurem wcześniej, około 7:30 żeby przygotować się do spotkania z Łukaszem i zerknąć na materiały, które przesłał mailem. Punkt ósma zaczęliśmy spotkanie.
Łukasz prowadził swoją firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, pomimo tego, że był już dużą firmą i prowadził swój biznes ponad dekadę, nie zdecydował się na przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej np. w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Był opodatkowany podatkiem liniowym 19%, a dość mocno ciążyła mu nowa składka zdrowotna wprowadzona w nowym ładzie. Jednak nie tylko to było problemem.
Problemami Łukasza też były kwestie związane z uciekającymi pieniędzmi nie tylko na podatki, ale również brak danych o marży na sprzedaży, brak informacji dotyczących rotacji magazynu oraz brak narzędzi do planowania przyszłych wpływów za sprzedane towary.
Co to jest księgowość?
Od tego zacząłem spotkanie z Łukaszem. Od tego czym jest księgowość i czym powinna się dla niego i jego firmy zajmować.
Księgowość to dziedzina zajmująca się rejestracją, analizą, interpretacją i raportowaniem informacji finansowych dotyczących działalności gospodarczej lub organizacji. Jej głównym celem jest prowadzenie dokładnej i wiarygodnej ewidencji transakcji finansowych oraz dostarczanie informacji, które są istotne dla zarządzania, podejmowania decyzji i spełniania wymogów prawnych. Księgowość obejmuje m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie sprawozdań finansowych, rozliczanie podatków, kontrolę kosztów i analizę danych finansowych. Jest nieodłącznym elementem zarządzania finansami i stanowi podstawę dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Dla dobrego i sprawnego raportowania na potrzeby wewnętrzne powinna być rozbudowana rachunkowość zarządcza lub dział controllingu.
To właśnie dzięki rachunkowości zarządczej mamy pełny ogląd sytuacji w firmie i na podstawie tego możemy podejmować trafne decyzje.
Czym są pełne księgi?
Pełna księgowość to forma dokumentowania zdarzeń gospodarczych, która, w przeciwieństwie do prostszych form (podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów) notuje zdecydowanie więcej wydarzeń i stanowi pełniejsze udokumentowanie finansów firmy. Z punktu widzenia prawa, jest to rozwiązanie zapewniające maksymalną przejrzystość danych ekonomicznych dotyczących podmiotu gospodarczego.
Pełna księgowość wymaga, aby obok dokumentów znanych też z uproszczonej księgowości, prowadzić dodatkowe rejestry i ewidencje, pozwalające prześledzić między innymi zmiany w majątku przedsiębiorstwa, rozliczenia z kontrahentami, przepływy pieniężne. Pełna lista elementów, na które składają się księgi rachunkowe obejmuje dzienniki, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów, uzgodnienia sald, potwierdzenia, sprawozdania finansowe i inne.
1. Plan kont
Pierwszą rzeczą, która odróżnia prowadzenie księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej od księgowości dla spółki, to posiadanie planu kont. Służy nam do ewidencji każdej transakcji, która jest podejmowana w firmie. Dzięki temu możemy śledzić każdy ruch, który został wykonany i jakie niesie ze sobą konsekwencje.
Plan kont posiada tak zwane zespoły kont księgowych. W przypadku Łukasza najważniejsze byłoby śledzenie kont zespołu 7 w korespondencji z kontami 4 lub 5 (w zależności w jakim układzie prezentowalibyśmy koszty).
Co by dała nam ewidencja w księgach handlowych na pełnej księgowości, a nie liczenie marży w excelu, który Łukasz robił ręcznie co miesiąc?
Otóż możemy powiązać odpowiednie przychody i przypisać wszystkie koszty do osiągniętych przychodów w danym miesiącu.
W przypadku Łukasza gdyby posiadał co miesiąc dane o marży na danym kliencie, widziałby czy realnie na sprzedanym towarze zarobił czy stracił i nie musiałby tego prowadzić w swoim oddzielnym excelu.
Nie raz się zdarza, że handlowiec udzieli zbyt dużego rabatu, czasami zostaje nałożona kara za nieterminową dostawę. Być może też dział zamówień źle skalkulował ofertę dla klienta.
Praca na realnych i rzetelnych danych powoduje, że gdy widzimy straty na danych pozycjach jesteśmy to wstanie zidentyfikować. Natomiast gdy trzeba to w odpowiednim czasie zareagować nanosząc odpowiednie korekty czy to w danym dziale lub w polityce cenowej.
Łukasz dopiero teraz zobaczył, że brak odpowiedniej kontroli i sprawozdawczości był dla niego jednym z powodów, gdzie stracił bardzo dużo pieniędzy. W jego przypadku to zbyt agresywna polityka rabatowa, powodowała straty.
2. Bilans
Kolejnym krokiem to pokazanie Łukaszowi jak wygląda bilans i co możemy w nim znaleźć.
Bilans jest to zestawienie zawierające wszystkie aktywa i pasywa należące do danego podmiotu gospodarczego. Wyróżnia się dwa rodzaje bilansów: bilans otwarcia, który sporządza się na początku okresu sprawozdawczego oraz bilans zamknięcia przygotowywany na koniec tego okresu.
Bilans przygotowują wszystkie firmy prowadzące pełną rachunkowość. Jest to jeden z najważniejszych elementów sprawozdania finansowego. Są w nim zawarte wszystkie istotne informacje na temat składników majątkowych danego przedsiębiorstwa oraz źródeł ich finansowania w danym momencie.
Jednym zdaniem. W bilansie widzimy wszystko. Lewa strona bilansu to aktywa z podziałem na trwałe i obrotowe. Aktywa trwałe to np. grunty, budynki lub samochody. A aktywa obrotowe to stan zapasów i towarów, należności, stan środków pieniężnych oraz rozliczenia międzyokresowe kosztów (np. polisy ubezpieczeniowe). Z prawej strony bilansu widzimy pasywa, czy kapitały oraz stan naszych zobowiązań.
Po zrobieniu uproszczonego bilansu Łukasz się przeraził jak zobaczył, że jego kapitały są ujemne. To bardzo źle dla firmy oraz banków jeśli firma posiada kredyty.
Dzięki temu, że udało nam się zrobić bilans udało nam się policzyć wskaźniki rotacji zapasów, należności i zobowiązań dla firmy Łukasza. Wskaźniki finansowe nie wyglądały najlepiej, dlatego żeby poprawić wskaźnik rotacji zapasów Łukasz zlecił do działu handlowego, aby sprawdzili ostatnie zamówienia, które zostały złożone do pięciu największych stałych klientów oraz weryfikacje terminów płatności.
Dzięki temu zostały wysłane nowe oferty do klientów, ale co ważne zamówienia zostały podzielone na dwie części. Oferta obejmowała wpłatę 50% zaliczki za cały towar, a pozostałe 50% zamówienia dostało dłuższy o 7 dni termin płatności.
Dzięki temu Łukasz mógł upłynnić towar oraz co najważniejsze miał więcej środków na rachunku bankowym. Radość i nadzieja, które pojawiły się na jego twarzy bardzo mnie podbudowały. Zatem szukajmy dalej co możemy jeszcze ulepszyć!
3. Rachunek zysków i strat
Po zapoznaniu się z bilansem, przeszliśmy do omówienia rachunku zysków i strat.
Rachunek zysków i strat zamiennie określa się jako rachunek wyników. Oprócz bilansu jest to najważniejsza część każdego sprawozdania finansowego, które musi przygotować każda jednostka gospodarcza. Rachunek zysków i strat to zestawienie operacji finansowych realizowanych w danym okresie – najczęściej 12 miesięcy.
W rachunku zysków i strat zestawia się przychody pochodzące z różnych rodzajów prowadzonej działalności oraz związanych z tym kosztów. Podczas sporządzania rachunku zysków i strat należy koniecznie kierować się zasadą współmierności. Gdy obliczy się różnicę między przychodami i kosztami, otrzymujemy dokładny obraz aktualnego wyniku finansowego danego podmiotu gospodarczego. Może to być zysk lub strata brutto. Uzyskany wynik brutto trzeba jeszcze zmodyfikować o obciążenia obowiązkowe, takie jak podatek dochodowy. Wówczas uzyskujemy pełny wynik finansowy netto danej firmy w określonym czasie.
Po dokonaniu wstępnej analizy wyszło nam, że bardzo dużo firma Łukasza traci na różnicach kursowych. Wynika to z tego, że kurs PLN słabnie, a Łukasz sprzedaje towar w większości za granicę, a koszty jakie ponosi płaci w PLN. Postanowiliśmy, że jeśli nie uda się Łukaszowi zaoszczędzić więcej pieniędzy w walucie.
To po pierwsze kładzie większy nacisk na sprzedaż w Polsce, a po drugie będzie się starał kupować walutę w większej ilości gdy PLN się umocni.
Dodatkowo stratę na różnicach kursowych zrekompensujemy poprzez założenie lokaty overnight. W skali miesiąca mniej więcej zyski z lokat powinny się pokryć z poniesionymi różnicami kursowymi przy przewalutowaniach.
Po tych planach zauważyłem większy uśmiech Łukasza na twarzy i kolejną iskrę nadziei.
4. Zestawienie należności i zobowiązań
Prowadząc pełne księgi handlowe jesteśmy zobowiązani do księgowania wyciągów bankowych Dzięki czemu widać poszczególne ruchy na koncie bankowym.
Prowadząc rozrachunki widzimy kto i za jakie faktury nie uregulował płatności. Możemy również zaplanować wydatki zgodnie z terminem płatności naszych faktur zakupowych.
Łukasz spojrzał, że na następne 2 tygodnie ma zaplanowanych bardzo dużo płatności, których nie może przełożyć. Jednak przypomniałem mu, że jego dział handlowy już wysłał oferty sprzedażowe do 5 największych klientów . Dodatkowo wpłacone zaliczki w dużej mierze powinny pokryć te zobowiązania. Dzięki temu to co w tej chwili Łukasz ma na rachunku bankowym w pewnej części może odłożyć na poduszkę finansową.
Podsumowanie
Dzięki naszemu całodniowemu spotkaniu z Łukaszem, udało nam się wypracować plan działania oraz Łukasz poznał czym są pełne ksiegi. Przeanalizowaliśmy marże i poszukaliśmy sposobu jak ją efektywnie liczyć oraz jak ją zwiększyć. Udało nam się przygotować oferty z zaliczką 50%. Wpływ nowych środków pozwoli na upłynnienie magazynu. Dodatkowo firma pozyska nowe środki pieniężne na działanie. A także co ważne, znaczna część środków zostanie przekazana na firmową poduszkę finansową.
Udało nam się wspólnie zaplanować przychodzące i wychodzące płatności. Łukasz poprzez zaprojektowanie cashflow do firmy pozwoli na podejmowanie lepszych decyzji.
Dodatkowo, wspomniałem Łukaszowi, że jeśli dalej chce zostać na jednoosobowej działalności gospodarczej. To w momencie gdy uporządkuje finanse firmowe i prywatne wtedy niech pomyśli nad skorzystaniem z ulgi podatkowej IKZE. Skorzystanie z tej ulgi pozwoli na obniżkę podatku, a także budowanie prywatnej emerytury.
Prowadzenie biznesu w formie spółki nie zawsze jest lekarstwem na wszystko. To wszystko zależy w jakiej branży działamy oraz jakie ryzyka niesie za sobą prowadzony przez nas biznes. Gdy mamy potencjalne wysokie kary umowne należy się zastanowić nad założeniem np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Natomiast jeśli pracujemy dla firmy w oparciu o umowę współpracy (B2B). To możemy skorzystać w wygodnego i taniego podatkowo dla nas ryczałtu, zrób to!
Opłacalność podatkowa prowadzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zależy tylko i wyłącznie jakie przychody i koszty osiągamy.
Jeśli chciałbyś żebym sprawdził dla Ciebie opłacalność przejścia z jednoosobowej działalności na spółkę odezwij się w formularzu.
Z księgowym pozdrowieniem!
Adam
